Электронный счет-фактура
Закон определяет электронный счет-фактуру как счет-фактуру, который выставляется, передается и получается в структурированном электронном формате. Электронный счет-фактура должен обеспечивать электронную обработку данных счета-фактуры как после создания, так и после передачи и получения.
Чистые файлы PDF или другие неструктурированные электронные форматы, такие как Word (.docx), Excel (.xlsx) или файлы изображений (например, .tif или .jpeg), не отвечают требованиям, предъявляемым к электронному счету-фактуре. Хотя эти файлы также могут быть созданы, переданы и получены в электронном виде, они представляют собой лишь цифровые, графические изображения счетов-фактур, которые не могут быть обработаны в электронном виде.
Допустимые форматы электронного счета-фактуры
С 1 января 2025 года содержание структурированного формата электронного счета-фактуры должно соответствовать европейскому стандарту для электронных счетов-фактур (стандарт EN 16931).
В Германии на стандарте EN 16931 основаны два ведущих формата счетов-фактур, в частности, так называемые «Xrechnung» и «ZUGFeRD». Оба формата уже используются. Федеральное министерство финансов признает XRechnung и ZUGFeRD в качестве допустимых форматов.
Формат электронного счета-фактуры, который будет использоваться, обычно согласовывается между эмитентом и получателем счета-фактуры.
XRechnung
XRechnung (семантическая модель данных счета-фактуры на основе XML — XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) – это формат счета-фактуры, который уже широко используется в сфере государственных закупок. Он состоит из XML-файла. Для его использования требуется инструмент визуализации. В противном случае формат невозможно прочитать человеческим глазом, поскольку он не содержит никаких визуальных компонентов.
ZUGFeRD
Формат ZUGFeRD (Центральное руководство пользователя Форума по электронному выставлению счетов в Германии — Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland), который также уже используется, представляет собой так называемый гибридный формат счетов-фактур. Этот формат позволяет структурированно передавать данные счета-фактуры в файле PDF. Он состоит из файла изображения и структурированного раздела электронных данных. Начиная с версии 2.0.1, счет-фактура ZUGFeRD соответствует требованиям, предъявляемым к электронным счетам-фактурам.
Обязанность по выставлению электронного счета-фактуры
Как предприниматель вы обязаны выставлять электронный счет-фактуру, если предоставляете свои услуги другому предпринимателю в пределах страны. Это также относится к тем малым предпринимателям, выставляющим счета с НДС. По закону отечественными предпринимателями считаются те, кто имеет юридический адрес, место управления или постоянное место жительства в Германии. Постоянное представительство иностранного предпринимателя, расположенное в Германии, также считается резидентом Германии.
Выставлять электронный счет-фактуру также и в будущем нет необходимости в случаях:
- Счета-фактуры на услуги, которые не облагаются налогом в соответствии с § 4 № 8 — 29 UStG,
- Счета-фактуры на небольшие суммы до 250 евро,
- Прездные билеты,
- Счета-фактуры для иностранных предпринимателей,
- Счета-фактуры для частных конечных потребителей.
Начало действия обязательства по электронному выставлению счетов
В принципе, обязательство по выставлению электронных счетов-фактур вступает в силу с 1 января 2025 года. Однако необходимо проводить различие между обязательством получать счета-фактуры и обязательством выставлять счета-фактуры.
Обязательство получать электронные счета-фактуры
Обязательство получать электронные счета-фактуры будет применяться без исключений с 1 января 2025 года. Существовавший до этого момента юридический приоритет бумажных счетов-фактур больше не будет действовать. Требование о согласии на получение электронных счетов-фактур также больше не будет применяться.
Другими словами, с 1 января 2025 года ваши деловые партнеры смогут отправлять вам электронные счета-фактуры без вашего прямого согласия на их получение. В этом случае вы должны будете заявить вычет по входному налогу на основании полученного электронного счета-фактуры. Вы не обладаеете правом получать какой-либо другой счет-фактуру, например бумажный.
Обязанность получать электронные счета-фактуры распространяется на всех предпринимателей в Германии, независимо от того, выставляют ли они электронные счета-фактуры сами или оказывают услуги, облагаемые НДС.
Обязательство по выставлению электронных счетов-фактур
Обязанность выставлять электронные счета-фактуры при операциях между отечественными компаниями также начнет действовать с 1 января 2025 года. Однако закон предусматривает переходные периоды для эмитентов счетов-фактур:
До 31.12.2026: Сделки, осуществляемые до конца 2026 года, могут продолжать выставляться с использованием бумажных или неструктурированных электронных счетов-фактур. Внимание: для неструктурированных счетов-фактур по-прежнему требуется согласие получателя счета-фактуры.
Льгота для KMU (Kleine und mittlere Unternehmen) до 31.12.2027: Продажи, осуществляемые до конца 2027 года, могут продолжать выставлять счета-фактуры с использованием бумажных или неструктурированных электронных счетов-фактур (внимание: для неструктурированных счетов-фактур по-прежнему требуется согласие получателя счета-фактуры), при условии, что оборот компании не превысил лимит в 800 000 евро в предыдущем календарном году (2026).
С 01.01.2028: С 2028 года счета-фактуры, подпадающие под обязательство e-invoicing, должны выставляться и передаваться исключительно в электронном виде.
Архивирование электронных счетов-фактур
Как и бумажные счета, электронные счета должны храниться в архиве в течение установленного законом срока хранения. В настоящее время установленный законом срок хранения составляет десять лет. Он начинается в конце года, в котором была сделана последняя запись или внесены изменения в электронный счет-фактуру.
При архивировании электронных счетов-фактур необходимо следить за тем, чтобы они хранились в оригинальном формате и не могли быть изменены. Эти требования особенно актуальны для части электронного счета, содержащей структурированные данные. XML-файл электронного счета не должен быть удален путем преобразования формата в процессе архивирования. Это связано с тем, что машинная обработка и анализ электронного счета должны быть возможны для налоговых органов и в течение периода хранения.
Переход на электронный биллинг – серьезный шаг. Но обязанность получать, вести в бухгалтерии и хранить электронные счета-фактуры с 1 января 2025 года не имеет альтернатив.
Переведено с помощью DeepL, по материалам доступных источников
Bild: AndreyPopov / Depositphotos.com
Журнал «Торговый центр» №12 (273) декабрь 2024, стр. 18
